プロジェクトマネージャーが後任に引き継ぐ際にやっておくべきこと

配置転換やリソース見直しによってプロジェクトマネージャーを務めていたプロジェクトから離れることになることになったときは、後任のために引き継ぎをしっかりやっておきましょう。

今回は私の経験から少なくともやっておくべきことをまとめてみました。

1. プロジェクトの目的とKPIを改めて定義する

プロジェクトの活動当初は念入りに検討されているであろう目的とKPIですが、事業環境の変化、進捗によってこれらが変化する、もしくはより高精度化している場合があります。活動当初はしっかり文書化されているはずですが、プロジェクトを進めていく上ではこれらが関係者内の暗黙知になりがちです。後任のためにも改めて定義しましょう。

2. プロジェクトのターゲットとなる現場の問題点と課題を改めて定義する

こちらも1. で書いた内容と同様ですが、プロジェクトの遂行によって新たな問題点と課題が顕在化することがあります。活動当初に作成した文書を、改めて見直しましょう。

3. プロジェクトの進捗状況と残課題をまとめる

後任がプロジェクトの関係者であればおおよそプロジェクトでやったことを把握しているはずですが、全体の流れの中で活動推移を把握できているのはプロジェクトマネージャーの視点になります。後任も把握しているだろうと思わず、しっかりと時系列にできたことと、現時点で残課題となっていることをまとめましょう。

4. プロジェクトの目指す将来構想を改めて議論する

1.～3. でまとめた情報をもとに、後任のプロジェクトマネージャーと協議してプロジェクトの目指す将来構想を改めて議論しましょう。後任の目的意識、主体性の醸成が目的です。活動当初に描いていたものと同様の結論に至っても構いません。とにかく、後任のプロジェクトマネージャーと議論することが大事です。

5. プロジェクトのロードマップを作成する

4. で目指すべき将来構想を共通認識とできたら、最後にこれからの計画を立てましょう。後任のために作るべきはプロジェクトのロードマップで十分です。明日から何をするか、というタスクレベルに分解されたスケジュールは後任に任せましょう。